Administrative*r Mitarbeiter*in (m/w/d)

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht voraussichtlich per Oktober 2025 eine*n administrative*n Mitarbeiter*in (m/w/d, 40 Wochenstunden, unbefristet) im Büro des Rektorats.

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit Freude an der Arbeit im Team, an vielfältigen Aufgabenbereichen sowie an der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus Kunst, Lehre, und Verwaltung. Für diese Position sind Kommunikationsstärke, Diskretion, Genauigkeit, Organisationsgeschick, administrative Erfahrung sowie ein hohes Maß an sozialer Kompetenz erforderlich.

Anstellungserfordernisse:

• Matura
• Berufliche Erfahrung mit Büro-/Verwaltungsarbeit, idealerweise im universitären Bereich
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgabengebiete:

• Administrations-, Organisations- und Koordinationsaufgaben im Büro des Rektorats
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Verwaltung und Archivierung des Posteingangs
• Termin- und Besprechungskoordination in enger Abstimmung mit der Büroleitung
• Koordination und organisatorische Betreuung übergreifender Arbeitsvorgänge
• Aufbereitung von Informationen, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen
• Sitzungsorganisation und Protokollerstellung in Deutsch und Englisch
• Reiseplanung und -abrechnung
• Veranstaltungs- und Projektorganisation im Einzelfall
• Selbstständige Erstellung und Pflege von Excel-Dateien
• Dokumentenmanagement und Archivierung

Erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen:

• Berufserfahrung (in einer akademischen oder kulturellen Organisation von Vorteil)
• Hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit sowie Genauigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe, Verlässlichkeit und ein sehr gutes Sprachgefühl
• Fähigkeit zu strukturiertem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• Digitale Kompetenz (MS Office und Adobe Pro)

Was Sie erwartet:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kreativen, künstlerisch geprägten Umfeld an einer namhaften österreichischen Universität
• Ein kollegiales und engagiertes Team
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Hausinterne Angebote und Vergünstigungen

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit EUR 3.071,30 brutto (14x jährlich auf Basis von 40 Wochenstunden) und kann sich durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen gemäß Kollektivvertrag der Universitäten (IIIb, Gehaltsschema allgemeines Universitätspersonal) entsprechend erhöhen.

Qualifizierte Interessent*innen laden Ihre schriftliche Bewerbung (Bewerbungs-/Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis 31.08.2025 über unser Online-Bewerbungsportal, unter angewandte.at, hoch. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und steht als Arbeitgeberin für Chancengleichheit und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim künstlerischen, wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Eignung werden Frauen - im Falle einer Unterrepräsentation - vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Wir müssen leider darauf hinweisen, dass Bewerber*innen keinen Anspruch auf eine Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten haben.