Assistenz der Bereichsleitung IKT-Services w/m/d

Assistenz der Bereichsleitung IKT-Services

w/m/d • Vollzeit • 1190 Wien

Arbeiten für unsere Zukunft!

Die GeoSphere Austria ist der nationale geologische, geophysikalische, klimatologische und meteorologische Dienst in Österreich. Wir verbinden über 150 Jahre an Erfahrung und Kompetenz mit neuesten Forschungsergebnissen und stellen dabei bei all unseren Bestrebungen immer die Bedürfnisse der Menschen in den Vordergrund. Mit über 500 Expertinnen und Experten sind wir der/die Wissenspartner/in zu den Themen Wetter, Klimawandel, Rohstoffsicherheit, Geologie, Umwelt, Naturgefahren und Grundwasser.

Das bewegst Du:

Die Assistenz der Bereichsleitung IKT-Services unterstützt die Bereichsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehört die Koordination von Terminen und die Kommunikation mit internen und externen Partnern. Zudem unterstützt die Assistenz der Bereichsleitung IKT-Services bei Projekten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Als Teil unseres Teams bist Du maßgeblich für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Professionelle organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung
• Eigenständige Bearbeitung und Koordination des gesamten Schrift- und Geschäftsverkehrs, auch mit internationalen Geschäftspartnern und Kunden in Deutsch und Englisch
• Unterstützung bei der Abwicklung von Beschaffungen (Bestellwesen), Rechnungsprüfung und -freigabe sowie Budgetkontrolle in enger Abstimmung mit den Departments
• Mitwirkung im Vertrags- und Dokumentenmanagement (inkl. Fristenverwaltung und Archivierung)
• Termin- und Reiseplanung sowie Protokollführung und Nachverfolgung von Beschlüssen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung im betrieblichen Asset-Management, insbesondere dem Management laufender Hardware-, Software- und Dienstleistungsverträge
• Mitwirkung bei der Angebotserstellung und eigenverantwortliche Ausstellung von Ausgangsrechnungen an Kunden des Bereichs IKT-Services
• Unterstützung von Projektleitern im Rahmen anfallender Tätigkeiten eines Project-Office

Deine Skills:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit höherem Bildungsabschluss (z. B. FH, Universität) - idealerweise mit IT- oder wirtschaftlichem Bezug
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im IKT- oder technisch geprägten Umfeld
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kenntnisse im Bestell- und Rechnungswesen sowie Grundkenntnisse im Vertragsmanagement
• Idealerweise verfügst Du über praktische Grundkenntnisse über das österreichische bzw. europäische Vergaberecht
• Verhandlungssicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und modernen digitalen Arbeitsmitteln

Deine Benefits bei uns:

• Bruttojahresgehalt (Vollzeitbasis): ab 52.024,00 Die Entlohnung ist abhängig von der Qualifikation und erhöht sich auf Basis der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten
• Bezahlte Mittagspause von 30 Minuten
• 6. Urlaubswoche ab dem 43. Lebensjahr
• Universelle Benefits: Pluxee Gutscheine, Betriebskantine
• Healthprogramm: Rückenfitness, Tischtennis-Tisch verfügbar
• Arbeitsmodell: Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit und Homeoffice Möglichkeiten)
• Social Impact: Familienfreundliches Umfeld
• Modernes Office: Ergonomische Arbeitsplätze mit Nutzungsmöglichkeiten des Gartens auf dem Betriebsgelände (auch für Meetings)
• Dein Aufgabengebiet: Abwechslungsreich und eigenverantwortlich
• Entfaltungsmöglichkeit: Gestaltend tätig werden - etwas bewegen
• Krisensicher: In einem erfolgreichen Unternehmen, das einen wichtigen Beitrag für unsere Zukunft erbringt
• Familienfreundliche Arbeitgeberin

Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft mit uns gemeinsam!

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Bitte richte diese bis einschließlich 4.6.2025 (Eingangsdatum) unter Angabe der Zahl 512/25 per smart bewerben an das Bewerbungsteam der GeoSphere Austria.

Füge Deiner Bewerbung bitte folgende Unterlagen bei:

• Lebenslauf
• relevante Zeugnisse, Referenzen und Nachweise

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Du stimmst mit Deiner Bewerbung der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ausdrücklich zu.

Die Einladung zu einem persönlichen Gespräch wird Dir per E-Mail mitgeteilt. Es wird darauf hingewiesen, dass für etwaige anlässlich Deiner Bewerbung entstehende Aufwendungen, wie beispielsweise Fahrtkosten, kein Kostenersatz geleistet wird.

Deine Bewerbungsunterlagen werden im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung während des Bewerbungsverfahrens sowie bis zu maximal 7 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahren gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden Deine Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht, sofern Du uns nicht ausdrücklich Deine Einwilligung zur längeren Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen erteilst.