Back-Office Bereich Bau & Technik (m/w/d)

Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien, Aktiengesellschaft (IAKW-AG)

Die Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien, Aktiengesellschaft steht zu 100% im Eigentum der Republik Österreich, vertreten durch das Bundesministerium für Finanzen. Sie verwaltet den Amtssitz internationaler Organisationen in Wien (Vienna International Centre, VIC) und betreibt das Österreichisches Konferenzzentrum (Austria Center Vienna ACV). Das Austria Center Vienna ist mit 21 Sälen, 134 Meetingräumen, 5 Hallen und rund 26.000 m² Ausstellungsfläche Österreichs größtes Kongresszentrum und gehört zu den Top-Playern im internationalen Kongresswesen.

Mit einem Team von rund 100 Mitarbeitenden suchen wir zum Eintritt ab 1. Juli 2025 Verstärkung im

Back-Office Bereich Bau & Technik (M/W/D)

20-25 Stunden/Woche
Karenzvertretung

Zur Unterstützung unseres Teams im Bereich Bau & Technik suchen wir eine strukturierte, verlässliche, teamorientierte Persönlichkeit für das Back-Office im Rahmen einer Karenzvertretung. In dieser Teilzeitposition unterstützen Sie uns bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen so wesentlich zum reibungslosen Ablauf unserer Projekte bei. Wir bieten eine abwechslungsreiche Position, ein herzliches Team und eine gesunde Portion Humor im Arbeitsalltag.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung der Projektleiter:innen, der Bereichsleitung Bau & Technik und des technischen Vorstands des Austria Center Vienna bei der Umsetzung von Bauvorhaben:

• Selbstständiges anlegen und pflegen von Kreditoren und Bestellungen in MSD inkl. allgemeine Abfragen aus zentralen Registern
• Nacherfassen von Auftragsänderungen und Schnittstelle zu anderen Fachbereichen
• Organisation von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Datenpflege
• Unterstützung bei der Budgeterstellung und beim periodischen Projektcontrolling.
• Eigenständige Rechnungskontrolle und Reisemanagement
• Governancefunktion hinsichtlich Projektdokumentation (Einforderung offener Dokumente/Berichte)
• Büroorganisation/Office-Management - allgemeine administrative Unterstützung des Bereichs
• Dokumentanablage physisch (z.B. Bescheide, Pläne) und elektronisch
• Zusammenwirken mit Back-Office Facility Management

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau (AHS, BHS)
• Mehr als 3-jährige Berufserfahrung im Bereich Immobilien-, Bauwirtschaft
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und MS ERP-System (MS Dynamics)
• Grundlegendes Verständnis im Projektmanagement, Prozess- und Vergabewesen
• Wirtschaftliche Denkweise, Durchsetzungsfähigkeit, zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Eigeninitiative und Engagement
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, gute Englischkenntnisse von Vorteil

Was wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
• Einen gut erreichbaren Arbeitsplatz (Öffi-Ticket wird übernommen oder günstiger Garagenplatz)
• Flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit) mit Home-Office Möglichkeit
• Teamspirit, Wertschätzung, die laufende persönliche und berufliche Entwicklung und eine gute interne Kommunikation ist uns wichtig - genauso wie das gemeinsame Mittagessen.
• Einen modernen Arbeitsplatz, an dem auch für Kost (Essenszuschuss, Obstkorb, Getränke, ausgestattete Küchen) und Fitness (eigener Fitnessraum, Yoga-Angebot) gesorgt ist.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und betriebliche Gesundheitsförderung, die Förderung von Diversität und Chancengleichheit und die Wertschätzung von Inklusion und Gleichberechtigung.
• Einen Arbeitsplatz bei einem der „Best Workplaces Austria 2025" (in den Top Ten aller Unternehmen von 100-250 Mitarbeitenden laut Great Place to Work)

Das Bruttomonatsgehalt beträgt für diese Funktion mindestens EUR 2.310, - (auf Basis Vollzeit). Je nach Ausbildung und Erfahrung ist eine marktkonforme Überzahlung vorgesehen. Die IAKW-AG bietet darüber hinaus weitere Sozialleistungen und Benefits.

Interessiert?

Wir freuen uns! Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf ein persönliches Kennenlernen. Bitte einfach auf „Jetzt bewerben" klicken und uns mitteilen, warum Sie die perfekte Ergänzung unseres Teams sind.

Ihre Ansprechpartnerin im Austria Center Vienna (IAKW-AG) ist Jessica Sarfi, Bruno-Kreisky-Platz 1, 1220 Wien

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