Die K.I. wirft Dein Bild aus, wenn wir nach Servicequalität, Organisationstalent und Kommunikationsgeschick suchen? Freundlichkeit und Klarheit im persönlichen Umgang sind für Dich kein Widerspruch? Und über allem steht, dass du Deine Arbeitszeit in den Dienst der guten Sache stellen möchtest? Dann melde Dich am besten gleich jetzt und werde First Voice und First Face im Front Office einer der weltweit größten Natur- und Umweltschutzorganisationen!

Front Office Manager:in (w/m/d)

35h (= unsere Vollzeit) | ehestmöglicher Eintritt | Wien

AUFGABEN

• Koordination und Ausführung sämtlicher Front-Office-Agenden im WWF Österreich, eingebettet in ein Zweier-Team, mit temporärer Unterstützung eines Zivildieners und direkter Anbindung an die Abteilungsleitung „HR & Office Management"
• Erste Anlaufstelle des Hauses für Anfragen von externen Personen und Mitarbeiter:innen (Telefon, E-Mail, postalisch)
• Laufende Kontrolle des ordnungsgemäßen Zustands der Räumlichkeiten des WWF, inklusive Beauftragung und Begleitung von Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten
• Verantwortung für das Thema Arbeitsplatzsicherheit im Zusammenhang mit gesetzlichen Erfordernissen (Brandschutz, Erste Hilfe, Ergonomie etc.)
• Admin-Support rund um Meetingraumverwaltung, Reisemanagement, WWF-Bus und E-Bike
• Proaktive Hauskommunikation in Fällen mit breitem Wirkungsgrad (Evakuierungsübungen, großflächigere Reinigungs- und Reparaturarbeiten etc.)
• Betreuung und Weiterentwicklung unseres Greening-Books als WWF-internes Vorgabedokument zur Sicherstellung von Nachhaltigkeit im Bürobetrieb
• Kostenstellenverantwortung sowie respektive Abstimmung mit unserer Buchhaltung
• Anlassbezogene Erstellung von Reports (CO2, Stromverbrauch, Reisetätigkeit, etc.)
• Dokumentation wiederkehrender Prozesse im Front-Office zur Wissenssicherung
• Koordination der internen Reinigungskraft sowie deren Vertretung

PROFIL

• Du bringst mehrere Jahre Front-Office oder vergleichbare Erfahrung mit.
• Deine kaufmännische Ausbildung hilft dir, Deinem Arbeitsumfeld Struktur zu verleihen und stets den Überblick zu behalten.
• Du bist Dir weder für Admin-Tätigkeiten zu schade, noch fühlst du Dich von anspruchsvollen Aufgaben im Front-Office überfordert.
• Du verfügst idealerweise über Praxis als Brandschutzwart, Ersthelfer:in und/oder Sicherheitsvertrauensperson.
• Du bist der kalte Hauch im Nacken von Professionisten und Hausverwaltungen, wenn diese ihre Aufträge nicht pünktlich und gewissenhaft erfüllen. Einschlägige Vorerfahrung im Facility Management ist überaus wünschenswert.
• Du priorisierst souverän Anliegen mit breitem Wirkungsgrad und unterscheidest diese unaufgeregt von Bedürfnissen, die warten können.
• Bei sensiblen Schnittstellenthemen scheust Du Dich nicht, die Position des Office-Teams mutig zu vertreten und suchst dabei konstruktiv mit Deinem Gegenüber nach Lösungen.
• Du spürst proaktiv mögliche Risiken in Deinem Arbeitsfeld auf, hast stets einen Plan B parat.
• Deadlines sind für Dich nicht nur vage Orientierungspunkte, sondern verbindliche Vereinbarungen.
• Excel, Word + Powerpoint sind drei deiner besten Freunde, die Dich täglich durchs Büro begleiten.
• Die Kommunikation und Zusammenarbeit via MS Teams beginnst Du nicht erst beim WWF, sondern kennst Du schon bestens aus Deinen vorigen Stationen.
• K.I.-Bots betrachtest Du als hilfreiche Assistenten unter Deiner geschulten Aufsicht und setzt diese an den richtigen Stellen ressourcenschonend und gewinnbringend ein.
• Als loyale und diskrete Persönlichkeit gehst du verantwortungsvoll mit sensiblen Anliegen um und hältst Deinen Kolleg:innen und Deiner Führungskraft verlässlich den Rücken frei.
• Du arbeitest gerne im Büro anstatt im Home-Office und optimierst Anreisezeiten durch Deinen Wohnort im Einzugsgebiet Wien. - Führerschein B ist für das fallweise Lenken unseres WWF-Kleinbusses erforderlich.
• Die Schlagkraft im Front-Office gewährleistest Du mit Deiner Anwesenheit an 5 Tagen pro Woche.
• Als Front-Office-Manager:in dockst du an all unsere rund 90 Mitarbeiter:innen an. Konstanz, Verlässlichkeit und ein langfristiger Verbleib in dieser Rolle sind uns daher besonders wichtig.

ANGEBOT

• Wir leben Sinnstiftung im täglichen Tun. Wir arbeiten im Auftrag unseres Planeten, zum Schutz der Natur und Umwelt.
• Voller Einsatz braucht volle Akkus. Unsere Vollzeit sind nachhaltige 35 Wochenstunden.
• In dieser Rolle erwarten Dich verlässliche, planbare Arbeitszeiten von Mo-Do ca. 08:30 - 16:30 mit Freitag Frühschluss um ca. 13:30.
• Eine optionale Sonderurlaubswoche soll uns helfen, berufliche und private Zeit bestmöglich zu vereinbaren.
• Attraktive Sozialleistungen, wie Öffi-Zuschuss oder Essensbons sind das Tüpfelchen auf dem „i".

Gehalt

Das Mindestbrutto für diese Position liegt bei EUR 2.700,-- / Monat. - Nicht vergessen, bei einer Vollzeitbasis von 35 Wochenstunden!

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 2.700 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: WWF Österreich

Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien, Innsbruck

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 35 Stunden

Dienstort

• Wien

Erforderliche Kenntnisse

• Front-Office
• Excel
• Word
• Powerpoint
• MS Teams
• K.I.-Bots
• Führerschein B

Nice-To-Have Kenntnisse

• Erfahrung im Facility Management

Erforderliche Ausbildung

• kaufmännische Ausbildung

Benefits

• Verkehrsmittelzuschuss
• Essenszulage
  Essensbons

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum: Bis 09.12.2026

Ansprechperson

Michael Mayer