Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir eine motivierte, serviceorientierte und professionel auftretende Front Office / Administrative Assistant.

Sie sind jemand, der Aufgaben mit Verantwortungsbewusstsein und Sorgfalt angeht, kommunizieren empathisch, denken mit und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick? Dann bieten wir Ihnen eine vielseitige Rolle mit Gestaltungsspielraum in einem internationalen Umfeld.

Front Desk Coordinator

Einsatzbereich

• Professioneller und freundlicher Empfang von Besuchern
• Betreuung der allgemeinen Telefonzentrale
• Koordination und Verwaltung der Besprechungsräume sowie deren Vorbereitung für Besprechungen (inkl. Bewirtung, technische Ausstattung etc.)
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Kommunikation mit Boten und Lieferanten
• Sicherstellung eines stets gepflegten und einladenden Empfangsbereichs
• Kommunikation und Abstimmung mit dem Gebäudemanagement sowie externen Dienstleistern bei Bedarf
• Überwachung des Besucherzugangs sowie Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien
• Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen, etc.

Anforderungen

• Detailgenauigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook
• Hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsstärke
• Einschlägige Berufserfahrung im Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion von Vorteil

Was wir bieten:

• Zentrale Innenstadtlage
• Jährliche Gehaltsüberprüfungen
• Mitgliedschaft in modernem Fitnessstudio und Jahreskarte für den öffentlichen Verkehr
• Teilnahme an Firmenevents und Ausflügen
• Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Kanzlei
• Sprachkurse zur Förderung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten in einem internationalen Umfeld

Gehalt

Das monatliche Bruttomindestgehalt für diese Position beträgt EUR 2.400 gemäß dem anzuwendenden Kollektivvertrag. Eine marktkonforme Überzahlung ist ausdrücklich vorgesehen - insbesondere bei einschlägiger Berufserfahrung im juristischen Umfeld oder in der gehobenen Dienstleistungsbranche (z. B. Hotellerie).

Wir freuen uns über Direktbewerbungen. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Motivationsschreiben) an Estera Stojanovic, HR/Office Manager.

Nach Durchsicht Ihrer Unterlagen werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen. Bitte beachten Sie, dass nur ausgewählte Kandidat:innen kontaktiert werden.

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 2.400 EUR monatlich

Positionsebene

Berufserfahrung

Dienstort

Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Kinstellar Rechtsanwalts GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte

Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Erforderliche Kenntnisse

• Reception Management
• Customer Service
• Appointment Scheduling
• Office Equipment Handling
• Data Entry
•  Perfect German and good English skills (written and spoken)

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum:

Bis 30.08.2025

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Estera Stojanovic
HR/Office Manager
+4366460035117